Uma fatura é um documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, sendo um elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado.

A fatura eletrónica é o mesmo documento comercial, mas reduzido a um formato eletrónico, isto é, “desmaterializado”. A fatura eletrónica tem o mesmo valor que a fatura em papel, desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer fatura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Não é necessário qualquer diploma regulamentar para que as empresas adiram, em Portugal, a um sistema de fatura eletrónica. A nossa lei, tal como a diretiva da União Europeia que adapta para o direito nacional, devolve a iniciativa daquela opção às empresas. Se bem que o essencial do regime da fatura eletrónica se encontre já no Código do IVA, tal não invalida que o Estado possa editar normas complementares que, de alguma forma, tornem ainda mais claro o regime legal em vigor, tal como já antecipado no preâmbulo do Decreto-Lei n.º 256/2003.

Neste sentido, foi já aprovado, em Conselho de Secretários de Estado, um diploma regulamentar que explicita os requisitos de emissão e arquivo de faturas eletrónicas, bem como os poderes de fiscalização da Administração Tributária relativamente aos sistemas de Faturação Eletrónica.

A questão não se coloca em termos de valor probatório. Enquanto para muitos documentos eletrónicos a lei fixa as condições para que tenham tal valor probatório, no que respeita à fatura eletrónica, a lei afirma claramente a sua equivalência à fatura em papel, desde que cumpridos os requisitos gerais a que deve obedecer qualquer fatura, acrescidos dos requisitos específicos para a fatura eletrónica.

Sim. Os sujeitos passivos podem, sob reserva de aceitação do destinatário, emitir faturas ou documentos equivalentes por via eletrónica, desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante uma assinatura eletrónica avançada ou intercâmbio eletrónico de dados.

Existe alguma tendência para confundir os meios eletrónicos de transmissão utilizados com a forma dos documentos transmitidos. Desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo mediante assinatura eletrónica avançada nos termos do ponto 2 do art.º 2.º da Diretiva 1999/93/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 13 de Dezembro de 1999 ou intercâmbio eletrónico de dados (EDI), tal como vem definido na Recomendação 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de Outubro de 1994, poderão ser utilizados quaisquer meios eletrónicos de transmissão disponíveis.

Sim, desde que aposta uma assinatura eletrónica avançada na fatura eletrónica. No entanto que fique claro que a introdução de dados no corpo da mensagem de correio eletrónico não é aceite como fatura eletrónica nos termos da lei.

Quando a transmissão da fatura eletrónica for efetuada recorrendo ao intercâmbio eletrónico de dados (EDI) qualquer formato, desde que acordado entre as partes num contrato previamente efetuado, é aceitável. No caso de se recorrer à assinatura eletrónica avançada, qualquer formato é válido. Como referido anteriormente, em ambos os casos deve-se garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Quando a transmissão da fatura eletrónica for efetuada recorrendo ao intercâmbio eletrónico de dados (EDI) qualquer formato, desde que acordado entre as partes num contrato previamente efetuado, é aceitável. No caso de se recorrer à assinatura eletrónica avançada, qualquer formato é válido. Como referido anteriormente, em ambos os casos deve-se garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.

Os sujeitos passivos que emitam ou recebam faturas ou documentos equivalentes por via eletrónica deverão conservar em suporte papel listagens que as identifiquem, por cada período de tributação (mensal ou trimestral), devendo essas listagens conter, nomeadamente, a identificação das faturas (números e data), a identificação e NIF (número de identificação fiscal) do emissor e do recetor, montante de IVA liquidado e o montante total da fatura (n.º3 art.º 45.º e n.º 3 art.º 48.º do CIVA).

Tal obrigatoriedade considera-se automaticamente cumprida com a emissão das faturas por via eletrónica, na medida em que tal emissão só poderá ocorrer sob reserva de aceitação pelo destinatário, de acordo com o estabelecido no n.º 10 do art.º 35.º do CIVA.

De acordo com o estabelecido no n.º 5 art.º 35.º do CIVA, as faturas ou documentos equivalentes devem ser numerados sequencialmente. Como os sujeitos passivos podem emitir, simultaneamente, faturas ou documentos equivalentes em suporte papel e por via eletrónica, as faturas ou documentos equivalentes emitidos por via eletrónica devem obedecer a uma ordem sequencial distinta da dos emitidos em suporte papel, para efeitos de controlo por parte da Administração Tributária.

O n.º 10 do art.º 35.º do CIVA permite que os sujeitos passivos emitam as faturas ou documentos equivalentes por via eletrónica, sob reserva de aceitação pelo destinatário. Deste modo, a emissão de faturas ou documentos equivalentes por via eletrónica obriga a um acordo prévio entre as partes. Para efeitos do Código do IVA, são documentos equivalentes a fatura, no caso de faturação eletrónica, as mensagens que, contendo os requisitos exigidos para as faturas, visem alterar a fatura inicial e para ela façam remissão. Assim sendo, existindo um acordo prévio entre as partes para a emissão de faturas por via eletrónica, também os documentos que alteram ou façam remissão à fatura inicial deverão ser emitidos por via eletrónica.

A possibilidade prevista no n.º 10 do art.º 35.º do CIVA, de emissão das faturas ou documentos equivalentes por via eletrónica, não invalida que os bens em circulação tenham de ser acompanhados por documentos de transporte em suporte papel, processados de acordo com o estabelecido no Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de Julho, diploma que aprovou o “Regime de bens em circulação objeto de transações entre sujeitos passivos de IVA”.

De acordo com o estabelecido no n.º 4 do art.º 52.º do CIVA, as faturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via eletrónica são arquivadas em suporte eletrónico, desde que se encontre garantido à Administração Tributária o acesso completo e em linha aos dados e esteja assegurada a integridade da origem e do conteúdo.

Os sujeitos passivos são obrigados, por força do n.º 1 do art.º 52.º do CIVA, a arquivar e conservar em boa ordem, durante os 10 anos subsequentes, todas as faturas ou documentos equivalentes, emitidos e recebidos em suporte eletrónico. O arquivo obrigatório pode ser feito pelo próprio ou em regime de prestação de serviços por entidades terceiras em nome e por conta do sujeito passivo desde que se cumpram os requisitos legalmente estabelecidos.

Validação cronológica da fatura eletrónica resulta da data de emissão e número de fatura, que são dois dos seus campos obrigatórios. Assim, não é necessário o recurso à utilização de selos temporais (timestamping).

Não. As duas únicas formas de emitir faturas eletrónicas são aquelas que em que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante a aposição de uma assinatura eletrónica avançada ou em que estas garantias sejam asseguradas por intercâmbio eletrónico de dados, vulgarmente designado pelo acrónimo EDI.

Não é necessário! No entanto, a utilização de formatos standard simplifica a integração automática das faturas nos diferentes sistemas de informação, o que facilita a obtenção de todos os ganhos possíveis com a desmaterialização, tanto operacionais como de controlo.

Com certeza! Este tipo de processos depende, acima de tudo, de dois fatores: da adesão do mercado e das regras de negócio interempresariais. A coexistência entre a fatura eletrónica e a fatura em papel é inevitável.

Uma vez que um determinado cliente e fornecedor concordem em utilizar faturas eletrónicas, não se deve recorrer a documentos análogos em papel, exceto em situações de emergência (ex.: em caso de falha dos sistemas informáticos). É também possível que, por comum acordo, cliente e fornecedor desistam da utilização de documentos eletrónicos e regressem à utilização de documentos em papel.

O titular da assinatura eletrónica avançada é o sujeito passivo ou uma entidade terceira, por exemplo, um prestador de serviços com poderes contratuais para o efeito.

Sim, a Lei permite que a exploração do sistema informático ou o armazenamento dos dados se efetue fora do país. Neste caso, o sujeito passivo inspecionado deverá facultar à administração tributária portuguesa o acesso a partir do território nacional e assegurar o apoio necessário, designadamente através da instrução sobre os procedimentos a adotar para aceder ao sistema informático de apoio à faturação e para a consulta dos dados armazenados.